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"Geld wird im Einkauf verdient"
Erzielung deutlicher Kosteneinsparungen
bei der Beschaffung typischer Bürobedarfs-
artikel (Schreibwaren, Toner, Farbbänder,
Kopierpapier etc.)

                                                                                                                        



» Auslagerung der Beschaffungsfunktion auf einen spezialisierten Drittdienstleister

» dabei bis zu 40% günstigere Einkaufspreise im Vergleich zu den bisher vom Unternehmen selbst erzielten Einkaufskonditionen

» schnelle, zuverlässige und kostenfreie Lieferung des Materials vom Drittdienstleister an die einzelnen Verbrauchsstellen

» parallel: Erzielung deutlicher Personalkosten-Einsparungen durch den Wegfall bisher im Unternehmen vorgehaltener eigener Mitarbeiter-Ressourcen



Einfache Veränderung der Stellschrauben - große WirkungEs ist oftmals erstaunlich, mit welch einfachen und schnell zu realisierenden Veränderungen der Stellgrößen deutliche und dauerhafte Kostenreduzierungen im betrieblichen Wertschöpfungsprozess erreicht werden können.

Ein in der Praxis recht häufig anzutreffender Mißstand sind antiquierte Ablaufprozesse bei der Beschaffung von Ge- und Verbrauchsgütern, insbesondere bei der in jedem Unternehmen existenten Beschaffung von Büroverbrauchsartikeln.

Was auf den ersten Blick eher trivial anmutet, eröffnet bei genauerer Betrachtung enorme Einsparpotentiale.

Rechnet man nur einmal die Einkaufspreise für typische Bürobedarfsartikel, also beispielsweise für Toner, Farbbänder, Schreibgeräte, Scheren, Locher oder auch für die Unmengen an Schreib- und Kopierpapier, die im Büroalltag verbraucht werden zusammen, kommt man schon bei einem normalen mittelständischen Unternehmen schnell auf sechsstellige Beträge.


Addiert man zu dem reinen Materialaufwand
noch die Personalkosten für die an der Bestellung,
Fakturierung und Distribution beteiligten eigenen
Mitarbeiter hinzu, ergeben sich Summen, die man
nicht für möglich gehalten hätte und die für einen
Teilbereich betrieblicher Aktivitäten ver(sch)wendet
werden, der nicht zu den Kerngeschäftsfeldern des
Unternehmens zählt.

Die Fachpresse berichtet regelmäßig über die in aller Regel nicht optimal ausgerichteten Ablaufprozesse beim Beschaffungs-Management. In einem kürzlich erschienenen Artikel wurde ein weit verbreitetes Phänomen treffend zusammengefasst: "... Besonders gravierend ist auch die ... Zersplitterung der Einkaufs- und Beschaffungszuständigkeiten. In der Folge wird zu viel, in zu kleinen Mengen und von zu vielen Personen mit verschiedener Verantwortung beschafft".

Wie werden nun die eingangs beschriebenen Kostenreduzierungseffekte in diesem Teilbereich realisiert? Dies geschieht durch die Ausgliederung der Beschaffungsfunktion auf einen qualifizierten und spezialisierten Drittdienstleister. Dieser Drittdienstleister liefert dem Unternehmen die betreffenden Büroverbrauchsmaterialien schnell, zuverlässig und ohne zusätzlichen Kostenaufwand direkt an die einzelnen Verbrauchsstellen, ohne dass im Unternehmen eigene Büromaterial-Bestände vorgehalten werden müssen.

In der Spitze: bis 40% EinsparpotentialeIm direkten Preisvergleich mit den bisher vom Unternehmen selbst erzielten Einkaufskonditionen schneidet der Drittdienstleister in aller Regel deutlich besser ab. In der Spitze werden sogar bis zu 40% günstigere Einkaufspreise für das Unternehmen erzielt.

Elektronische Beschaffungsstrukturen, schnelle und zuverlässige Lieferung, günstige  Preise, einwandfreie QualitätDie Bestellung des Büromaterials beim Drittdienstleister
erfolgt auf elektronischem Wege. Das Unternehmen erhält
regelmäßige und nach Kostenstellen sortierte EDV-gestützte
Auswertungen, so dass die Feinsteuerung sowie die direkte
und unmittelbare Beeinflussbarkeit dieses Kostenbereiches
durch das Unternehmen auch weiterhin in vollem Umfang
gewäh
rleistet ist. Die bisher im Unternehmen für die
Beschaffungsfunktion vorgehaltenen personellen Ressourcen
können somit künftig weitgehend entfallen.

Der Ablaufprozess wird dadurch signifikant und dauerhaft
verschlankt
, ohne dass gegenüber der bisherigen Regelung
Zugeständnisse bei der Produktqualität oder bei den Belieferungs-
intervallen gemacht werden müssen. Da künftig keine eigene
Bevorratung an Büroverbrauchsartikeln mehr notwendig ist,
entstehen Liquiditätsvorteile durch den Wegfall der bisher
durch die Bevorratung verursachten Kapitalbindungseffekte.

Darüber hinaus kann die kostenintensive Anschaffung
sowie die zeitraubende laufende Pflege eines eigenen
Materialverwaltungsprogrammes ersatzlos entfallen.    

Das auf die reinen Materialkosten bezogene Einsparpotential liegt wie bereits geschildert in der Regel weit im zweistelligen Prozentbereich und beträgt gegenüber dem status quo oftmals deutlich mehr als 25% - zusätzlich werden erhebliche Personalkosteneinsparungen, die mit der Auslagerung dieser Randaktivität auf den spezialisierten und zuverlässigen Drittdienstleister einhergehen, erzielt.

Die Amortisation des notwendigen Umstrukturierungsaufwandes wird bereits vollständig im Jahr der Neuregelung erreicht, so dass schon ab diesem Zeitpunkt eine spürbare und sich jährlich wiederholende Kostenersparnis eintritt.

An dieser Stelle noch ein Wort zum "Drittdienstleister", auf den die Beschaffungsfunktion ausgelagert wird. Diesem Drittdienstleister kommt eine zentrale Rolle zu. Er muss in der Lage sein, auch bei erhöhtem oder unvorhergesehenem Bedarf schnell, zuverlässig und darüber hinaus auch dauerhaft preisgünstig zu liefern. Durch zahlreiche in der Vergangenheit in diesem Segment erfolgreich abgewickelte Auslagerungsprojekte bestehen wertvolle Kontakte zu ausgesuchten Unternehmen, die für ein solches Projekt als Drittdienstleister in Frage kommen und die sich sowohl durch eine gleichbleibend hohe Lieferzuverlässigkeit als auch durch ein hervorragendes Preis-/Leistungsverhältnis auszeichnen. Dadurch ist gewährleistet, dass die Umsetzung eines solchen Auslagerungsprojektes schnell und ohne zeit- und kostenintensive Such- und Findungsprozesse erfolgen kann.

Wie bereits geschildert, amortisieren sich die Umstrukturierungsaufwendungen bereits vollständig im Jahr der Neuregelung. Alle ab diesem Zeitpunkt erzielten Kosteneinsparungen der Folgezeit kommen ausschließlich Ihrem Unternehmen zugute.  

Nutzen Sie das vorhandene know-how und realisieren Sie die auch in Ihrem Unternehmen garantiert vorhandenen Einsparpotentiale - wir stehen Ihnen gerne zur Besprechung weiterer Details zur Verfügung!

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